Tipps fürs Homeoffice by HEGO IT
Der Begriff „Homeoffice“ beinhaltet mehr als die bloße Nutzung des Laptops Zuhause im Ess- oder Wohnzimmer. Dahinter steht, dass ein neues Arbeitsumfeld geschaffen wird, welches sich nicht mehr innerhalb der geschützten Büroinfrastruktur befindet – von daher ist es für Unternehmen unerlässlich nicht nur die geeigneten Endgeräte zur Verfügung zu stellen, sondern auch entsprechende Maßnahmen im Sinne von Datenschutz und Informationssicherheit zu ergreifen.
Während es im ersten Lockdown oft nur darum ging, die Arbeit von zu Hause irgendwie zu ermöglichen, ist es jetzt – da in zahlreichen Unternehmen die Möglichkeit zum Homeoffice auch zukünftig bestehen bleiben wird – höchste Zeit sich um Datenschutz und Sicherheit zu kümmern.
Das ist dringend angeraten, denn – wie aktuelle Studien belegen – sind im Homeoffice die Endgeräte der Mitarbeiter stärker gefährdet als im gut geschützten Unternehmensnetzwerk und diesen Tatbestand nutzen Cyberkriminelle in starkem Maße aus. Ebenso sollten die Aspekte des Datenschutzes weiterhin Beachtung finden, denn der Umgang mit personenbezogenen Daten muss in den eigenen vier Wänden genauso sorgfältig gehandhabt werden wie im Büro.
Die gute Nachricht ist: Unternehmen stehen weder den Angriffsmöglichkeiten machtlos gegenüber noch müssen sie Sorge haben, dass sie gegen Vorschriften der DS-GVO verstoßen. Es gibt grundlegende Maßnahmen, um sowohl Systeme außerhalb der eigenen IT-Infrastruktur besser abzusichern als auch Regeln, um den Datenschutz umzusetzen.
Hierbei möchten wir Sie gerne unterstützen.
Dazu prophylaktisch vier Tipps, wie Ihre Mitarbeiter auch Zuhause datenschutzkonform arbeiten:
- Die meisten Arbeitnehmer werden im Homeoffice weiterhin tagtäglich mit personenbezogenen Daten von Lieferanten und/oder Kunden sowie Geschäfts- bzw. Betriebsgeheimnisse arbeiten. Auch wenn im familiären Umgang ein vertrauensvolles Miteinander herrscht: Diese Unterlagen dürfen den engsten Familienangehörigen oder sonstigen Dritten weder gezeigt werden noch auf sonstige Art und Weise zugänglich sein.
- Tipps:
- ArbG und ArbN sollten definitiv eine Homeoffice-Leitlinie als Zusatz/Nachtrag zum Arbeitsvertrag vereinbaren.
- ArbN müssen einen uneinsehbaren Arbeitsbereich schaffen, oder alternativ die Monitore mit Blickschutzfiltern ausstatten lassen.
- Sichere Passwörter zu verwenden sollte für ArbN selbstverständlich sein.
- Bei jedem – auch noch so kurzem – Verlassen des Arbeitsplatzes sollte das Sperren der Bildschirm(e) obligatorisch sein.
- Nicht mehr erforderliche Papiernotizen oder Aufzeichnungen dürfen nur in den heimischen Papierkorb geworfen werden, wenn sie keine sensiblen und/oder personenbezogene Daten enthalten. Ist dies doch der Fall, dann müssen sie durch Schreddern unkenntlich gemacht werden.
- Tipp:
- Wenn der ArbG keinen Aktenvernichter zur Verfügung stellt, kann der ArbN die Anschaffung selber tätigen und über die Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
- Eine gesicherte Internetverbindung gemäß Stand der Technik zu den Servern des Arbeitgebers sowie ein gesichertes WLAN ist unumgänglich.
- Tipp:
- Die Router-Einstellungen überprüfen, der gängige Standard ist noch WPA2/AES – aktuelle Router haben die höherwertige Verschlüsselungstechnologie WPA3. Mit der bestmöglichen Absicherung sollte alternativ der eigene Provider oder ein kompetenter Fachmann beauftragt werden.
- Durch Etablierung eines Datenschutzmanagementsystems und dem Befolgen des PDCA-Zyklus (plan do check act) als kontinuierlichen Verbesserungsprozess können Arbeitgeber den Datenschutzbehörden im Prüfungs- oder Pannenfall darlegen, dass sie der unternehmerischen Sorgfaltspflicht auch auf diesem Gebiet verantwortungsvoll begegnet sind.
Wenn Sie spezielle Informationen benötigen, zum Beispiel in Bezug auf Haftungsfragen bei einem datenschutzrelevanten Vorfall – sprechen Sie uns gerne an. Aber auch bei der Optimierung Ihrer Prozesse – von der technischen Umsetzung bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter – steht Ihnen das Team der HEGO IT kompetent zur Seite.
